WPS表格函数在发票金额录入中的妙用

　　财务人员一定离不开各种金额的输入和转换。有时一个数据在同一表格中会反复的调用，通过WPS函数可以使输入更简化。

　　例如下列发票，假设不通过函数计算，需有输入四次。不仅工作效率极差，出错的机率也会大大提高。

　　图一面发票

　　解决思路：数量和单价是变量，需要手动录入，其它三处利用函数直计算总价，再将总价转换成需要的格式。

　　步骤一：“金额”公式

　　1.选中单元格G4输入公式，然后右拉至Q4; 选中G4：G4下拉填充至G9：Q9。

　　=LEFT(RIGHT(TEXT($E4*$F4/1%," ￥#;;"),COLUMNS(A1:$K1)))

　　2.公式解析：

　　首先将E4和F4单元格相乘。为了便于公式填充，将单元格地址设置为绝对列、相对行形式，使公式右拉下拉填充时可以适应引用单元的变化;

　　然后将之除了1%，即扩大100倍，作用是消除小数点。如“1.01/1%”即变为101，方便的面的公式计算;

　　再用TEXT函数来剔除数量与单价为0之状况。我们知道，单元格格式定义分为四段：[正数、负数、0、文本]，本例中TEXT的第二参数为" ￥#;;"，直接用公号分割开留下空白即表示忽略负数和0。当单价为0或者负数时公式结果返回空白;

　　再后用right函数提取字符。right是提取字符串右边N个字符的函数,用在此处因第二参数COLUMNS(A1:$K1)是动态的，当公式向右拉动时COLUMNS(A1:$K1)的结果将从11递减至1，那么提取的字符串也将进行递减;

　　最后用left函数提取最终结果。Left函数与right函数的作用相反--从字符串左边开始提取字符，其第二参数为可选。本例中为减短公式长度，省略了第二参数，即表示提取长度为默认值1。在text函数的参数中第二参数为" ￥#;;"，重点在于前面的空格。此处用left函数提取字符时，若E4和F4乘积之字符长度小于当前单位的位数加1(指亿万百等等的位数)时，left只能提取到空格，若等于当前单位的位数加1时则返回人民币符号“￥”，然后才逐位返回乘积结果中的单字符，这正是需要结果。

　　3.本公式三个重点：A)TEXT函数的第二参数前面的空格的妙用;B)第二参数中两个“;”的妙用;C)将right与left套用使公式逐位提取数字。

　　步骤二：“合计”公式

　　1.选中单元格M10输入数组公式“=TEXT(SUM(E4:E9*F4:F9),"0.00")”，并同时按CTRL+SHIFT+ENTER三键结束，否则公式对果将出错。输入完后若公式前后系统自动加上花括号即表示输入正错，见图二所示。<

　　图二 数组公式

　　2公式解析：将E4:E9区域的值分别乘以F4:F9的值，然后再相加即得到总计，公式会自动忽略空白区。本例若不用数组公式则公式要长很多，效率更差。如：=SUM(E4*F4+E5*F5+E6*F6+E7*F7+E8*F8+E9*F9)。数组运算长处是缩短公式，提高效率，可以将常规公式中的多步运算合并得以简化。最后用text函数将数组结果格式化为精确到小数点两位。

　　3.选择单元格M10:Q10,单击菜单上的“跨列合并”，使单元格的结果居于区域正中。

　　此处用“跨列居中”而不用“合并居中”是因数组公式不能存在于多单元格合并后的单元格中。故使用区域跨列合并，显示效果和“合并及居中”一样，但因未对单元格进行合并，则与数组公式可以和平相处。

　　图三 跨列合并单元格

　　步骤三：“大写”公式

　　1.选择单元格C10,C10单元格可以先合并居中，然后输入公式：

　　=TEXT(M10,"[DBNum2][$RMB]G/通用格式")

　　2.公式解析：本公式通过text函数改变引用源M10单元格数字的显示方式，使之以人民币大写方示。其中[DBNum2]修改为[DBNum1]以及“G/通用格式”修改为“0”有不同的效果，读者可以自己试试。

　　电脑教程图四 人民币大写

　　总结：

　　1.Text函数是一个格式化函数，它可以改变引用源的显示方式。第一参数是引用源，第二参数即显示方式。这是一处运用很广的函数。本例中三个公式都已用到它。

　　2.工作表表要善用公式，简化数字的重复录入，同时也提升准确性。